Wat doet een Virtual Assistant?

Tegenwoordig hoor en zie je ze overal om je heen: Virtual Assistants. Een paar jaar geleden had nog niemand van die term gehoord, maar inmiddels is het steeds meer een gangbaar beroep geworden. Maar wat doet een Virtual Assistant nou eigenlijk? In deze blog ontdek je wat een Virtual Assistant precies is, welke taken zij uit kunnen voeren en waarom ze een waardevolle aanvulling kunnen zijn voor jouw onderneming.

De wereld om ons heen wordt steeds digitaler. Steeds meer bedrijven draaien grotendeels online, en ieder jaar komen daar weer nieuwe, ambitieuze ondernemers bij. Logisch dus dat de behoefte aan flexibele ondersteuning ook blijft groeien. Virtual Assistants (hierna: VA) spelen hierin een cruciale rol. Een VA is iemand die op afstand werkt en ondersteuning biedt aan ondernemers. Ze zijn er in allerlei vormen en maten: zo zijn er VA’s die zich volledig richten op technische zaken, op administratie, design, communicatie, social media, of VA’s die juist heel allround zijn. Zo is er voor iedere ondernemer die graag wat ondersteuning krijgt, wel een passende VA te vinden.

Het beroep VA is de afgelopen jaren populairder geworden dan ooit. De snelle technologische ontwikkelingen spelen daarin een grote rol, maar ook de coronaperiode heeft een flinke boost gegeven. In 2020 werd de hele wereld ineens gedwongen om (zo ver als mogelijk) remote te werken. Waar dat de jaren ervoor onmogelijk leek, liet 2020 ons zien dat dit in de huidige tijd eigenlijk prima mogelijk was. Met tools als Teams, Trello, Zoom en Google Drive werd duidelijk dat je net zo effectief kunt samenwerken als op kantoor. Ook voor veel ondernemers bleek deze periode verhelderend; remote opties die voorheen niet overwogen werden, werden nu veel toegankelijker gemaakt. Helemaal voor hard groeiende ondernemers die handen te kort kwamen, maar nog niet toe waren aan het in dienst nemen van nieuwe werknemers, bleek dit een uitkomst.Een rechterhand inschakelen in de vorm van een VA bleek daarvoor de perfecte oplossing!

Dat ze bestaan, weten we inmiddels (bijna) allemaal, maar wat ze doen is voor velen nog een grote vraag. En om eerlijk te zijn is het antwoord op wat een VA doet best lastig, want het verschilt nogal. Zowel per VA, als per ondernemer die ze ondersteunen, als per dag.
De werkzaamheden hangen sterk af van wat de ondernemer die er ondersteund wordt nodig heeft, maar zeker ook van de specialisatie van de VA zelf. Veel VA’s kiezen namelijk een niche waarin ze zich specialiseren, bijvoorbeeld administratie, social media of klantenservice. Daardoor zien de werkzaamheden voor bij elke VA er weer anders uit. Een algemene omschrijving geven is dan ook lastig, want er is niet één vaste invulling van het vak. Wel zijn er een aantal veelvoorkomende taken waarbij de meeste VA’s kunnen ondersteunen:

• Administratieve zaken: De meeste VA’s hebben een brede administratieve kennis. Hierdoor kunnen ze je ondersteunen met allerlei administratieve werkzaamheden, zoals het beheren van e-mail, agendabeheer, afspraken plannen, gegevensinvoer, en het organiseren van bestanden. Dit zijn taken die tijdrovend kunnen zijn voor jou als ondernemer, maar gelijktijdig ook essentieel voor de werking van een bedrijf.
  
  
• Technische werkzaamheden: Technisch georiënteerde VA’s kunnen veel werk uit handen nemen, denk bijvoorbeeld aan het bouwen en onderhouden van websites, het opzetten van e-mailfunnels, het koppelen van systemen, of het opzetten van online leeromgevingen. Ook het beheren van een webshop, het uitvoeren van technische updates, het maken van landingspagina’s of het analyseren van data uit bijvoorbeeld Google Analytics hoort vaak bij het takenpakket. Kortom: een technische VA zorgt ervoor dat de achterkant (en soms ook de voorkant) van je (online) business soepel draait.
  
  
• Communicatieve ondersteuning: Communicatieve ondersteuning is erg breed, dit kan in de vorm van klantenservice of ander klantencontact, maar ook door het schrijven van teksten of nieuwsbrieven.
  
  
• Social media beheer: Social media onderhouden is tijdrovend, maar in de huidige tijd wel vaak essentieel voor de zichtbaarheid van een bedrijf. VA’s kunnen helpen met het beheren van social media accounts, het plaatsen van berichten, reageren op DM’s en het analyseren van de prestaties.
  
  
• Marketing en contentcreatie: Marketing is essentieel in organisaties en een stuk breder dan enkele jaren geleden. Waar voorheen tv, radio en kranten de gangbaarste mediakanalen waren, is dat nu veel breder geworden. In hoge frequentie aantrekkelijke content creëren is tegenwoordig steeds gebruikelijker. Een VA kan ondersteunen bij het creëren van marketingmateriaal zoals nieuwsbrieven, blogsposts, videomateriaal, online marketing of grafisch ontwerp. Dit maakt het voor jou als ondernemer gemakkelijker om een consistente marketingstrategie te voeren zonder zelf al het werk moeten doen.
  
  
• Boekhouding en facturering: Het bijhouden van financiën kan lastig zijn, vooral voor kleine bedrijven. Bonnetjes die overal rond vliegen, nieuwe offertes en facturen die opgemaakt moeten worden, nagaan of er wel betaald is, dagelijks komt er heel wat kijken bij je boekhouding. Een VA kan je hierbij helpen met het verwerken van betalingen, facturering, orderbeheer, het bijhouden van onkosten en soms zelfs het voorbereiden van belastingdocumenten.
  
  
• Onderzoek en data-analyse: Het uitvoeren van goed onderzoek voordat je een nieuw product of (software)systeem implementeert in jouw bedrijf is essentieel, je wil immers wel de juiste keuze maken. Niet alleen moet het doel worden bereikt met een nieuw systeem, ook de gebruiksvriendelijkheid is van groot belang. Een VA kan je helpen met het doen van onderzoek en bekijken wat de beste match is bij jouw onderneming. Dit kan bijvoorbeeld door het verzamelen van marktonderzoek, het analyseren van klantfeedback of het vinden van leveranciers omvatten.
  
  
• Tactisch en strategisch sparringpartner: Naast uitvoerende taken kan een VA ook een waardevolle sparringpartner zijn op tactisch en strategisch niveau. Denk aan het onder de loep nemen van je huidige bedrijfsprocessen en het optimaliseren van de dagelijkse bedrijfsvoering. Maar ook aan het helpen stellen van doelen, het meedenken over efficiëntere workflows, het plannen van lanceringen of het opzetten van een duidelijke structuur in je aanbod en communicatie. Een goede VA kijkt niet alleen naar wat er moet gebeuren, maar ook naar waarom en hoe het slimmer, sneller of beter kan.

Als ondernemer hoef je echt niet alles zelf te doen. Ondanks dat je vaak de enige werknemer in jouw eigen bedrijf bent, betekent dat niet dat je alles alleen hoeft te regelen. Een VA is in veel gevallen de perfecte oplossing.

Elke onderneming kan wel wat extra handen gebruiken, en voor kleine bedrijven is een VA vaak de ideale manier om efficiënt te blijven werken. Zo kan jij je als zelfstandig ondernemer richten op de belangrijke, inhoudelijke taken, terwijl je de randzaken die je minder leuk vindt of waar je minder goed in bent uitbesteden. De flexibiliteit en expertise die een VA biedt, kunnen echt het verschil maken.

Welke taken je ook wil uitbesteden, het is cruciaal om een VA te kiezen die hier goed bij aansluit. Er zijn VA’s in allerlei vormen en maten, dus het is belangrijk om goed voor jezelf in kaart te brengen welke werkzaamheden je wil uitbesteden voordat je op zoek gaat naar de juiste match. De meeste VA’s hebben een brede basiskennis, uitstekende communicatieve vaardigheden en zijn gedreven, waardoor ze een breed scala aan taken in je bedrijf kunnen oppakken. Natuurlijk is een goede klik ook essentieel!

Achter veel ondernemingen zijn VA’s de stille kracht. De ondersteuning die ze bieden gaat vaak veel verder dan alleen administratieve of organisatorische ondersteuning, zo biedt een sterke VA ook strategische waarde door te helpen met het optimaliseren van de dagelijkse bedrijfsvoering. Of je nu een kleine ondernemer bent die behoefte heeft aan wat extra handen of een grotere organisatie die wil besparen op kosten, een VA kan de oplossing zijn. Door taken te delegeren aan een VA kun je je focus verleggen naar de belangrijke aspecten van je bedrijf en tegelijkertijd de efficiëntie en productiviteit verhogen.

Mijn specialiteiten als VA liggen bij technische, communicatieve en administratieve ondersteuning. Naast uitvoerende werkzaamheden vind ik het erg belangrijk om écht met 1 voet in jouw organisatie te staan en ook als strategisch sparringpartner te kunnen fungeren. Ben je benieuwd geworden naar wat ik concreet voor jouw onderneming kan betekenen en hoe ik jou zou kunnen ondersteunen?