Virtual Assistants zijn er in alle soorten en maten. De een is gespecialiseerd in administratie, de ander in technische zaken, mailfunnels of communicatie. Sommige VA’s zijn echte allrounders, terwijl anderen zich juist helemaal richten op één specifieke niche. Maar hoe kies je nou de juiste VA die bij jou en bij jouw onderneming past? In deze blog geef ik je praktische tips en inzichten om de juiste VA te kiezen, zodat jij met vertrouwen een waardevolle samenwerking kunt starten.
Wat wil je uitbesteden?
De eerste stap in het vinden van de juiste VA is stilstaan bij wat je eigenlijk wil uitbesteden. Klinkt logisch, maar toch is het een stap die vaak wordt overgeslagen. Neem eens een paar dagen de tijd om je werkzaamheden bij te houden, uit te schrijven, en jezelf hierbij af te vragen: wat kost me veel tijd, wat geeft me geen energie, en wat zou iemand anders net zo goed (of zelfs beter) kunnen doen?
Denk hierbij niet alleen aan taken die je nu al doet, maar ook aan zaken die je al veel te lang voor je uitschuift omdat je er simpelweg niet aan toekomt. Wanneer je dat helder hebt, kan je pas echt gericht op zoek naar een VA met de juiste vaardigheden.
Waar moet je op letten?
Bij het kiezen voor een VA komt veel meer kijken dan alleen taken matchen aan skills. Natuurlijk wil je een VA die goed weet wat hij/zij aan het doen is, maar het hebben van een goede klik is minstens net zo belangrijk. Je geeft iemand namelijk toegang tot hetgeen jij hebt opgebouwd: de achterkant van jouw bedrijf en dat vraagt om vertrouwen en goede communicatie.
In je zoektocht naar een geschikte VA is het belangrijk om te kijken naar de volgende zaken:
- Ervaring & specialisatie:
Biedt de VA die ik op het oog heb de taken aan die ik wil uitbesteden? Sluit de ervaring die de VA heeft aan bij mijn behoeften? Soms kan de keuze voor een startende VA met wat minder ervaring ook een hele goede keuze zijn; zij hebben frisse energie en enorme motivatie, waardoor ze vaak een stapje extra zetten, én omdat je een van de eerste klanten bent, bouw je vaak een waardevolle en langdurige relatie op waar je jaren mee vooruit kunt.
- Communicatiestijl:
Kom in contact met de VA die je op het oog hebt en en bekijk hoe het contact verloopt. Voelt het contact prettig en soepel aan? Begrijpen jullie elkaar? Passen de communicatiestijlen bij elkaar? Voelt het contact veilig genoeg om het op termijn eerlijk aan te geven als je andere verwachtingen had en durf je dit bespreekbaar te maken? Ondanks dat we ons het liefste focussen op positieve, leuke gesprekken, is het ook belangrijk om in dit stadium al te bekijken of er ook een veilige omgeving is om de lastigere gesprekken kunnen voeren.
- Werkwijze:
Achterhaal welke werkwijze de VA heeft. Werkt hij/zij met vaste uren per maand, op projectbasis of op uurbasis? Is er flexibiliteit? Wat wordt er van jou verwacht en wat mag jij van de VA verwachten? Bespreek dit vooraf goed (en zet dit bij voorkeur op papier!), zodat er zo min mogelijk ruimte voor verwarring of verschillende interpretaties over blijft.
- Beschikbaarheid:
Heeft de VA ruimte om jou op korte en lange termijn te ondersteunen? Maak een inschatting voor de aankomende paar jaar van je bedrijf en neem hierin het beste en het slechtste scenario mee: is de VA in staat om in beide scenario’s met je mee te groeien?
Ga vooral open het gesprek in met een VA. Het is begrijpelijk dat je nog vragen en twijfels hebt, maar juist door deze bespreekbaar te maken, kunnen jullie bouwen aan een sterke fundering. Vraag gerust naar eerdere opdrachten of referenties. Veel VA’s kunnen voorbeelden geven van klanten waar ze mee gewerkt hebben en welke resultaten ze hebben geboekt. Sommige VA’s hebben ook op hun website of social media testimonials van eerdere klanten staan.
Kennismaken = voelen of het klikt
Een kennismakingsgesprek is essentieel. Je voelt namelijk snel genoeg of jullie op dezelfde golflengte zitten, of juist niet. Wellicht zijn er twijfels tijdens het gesprek. Durf daarin eerlijk te zijn, naar jezelf én naar de VA, daar zijn jullie in the end allebei het meeste bij gebaat.
Denk tijdens of na het gesprek aan de volgende vragen:
- Heb ik het gevoel dat deze persoon mij en mijn bedrijf echt snapt?
- Kan ik met een gerust hart taken aan haar overlaten?
- Heb ik het vertrouwen dat ze zelfstandig kan werken en weet wat er nodig is?
- Verwacht ik dat ze op tijd aan de bel trekt als ze iets niet begrijpt, zodat ik tijdig kan bijsturen?
Start klein en breid uit
Je hoeft niet meteen een VA voor 20 uur per week in te huren. Sterker nog: het is vaak slim om klein te beginnen. Start met een paar duidelijke, afgebakende taken. Zo kun je elkaar leren kennen en bouwen aan een samenwerking die op de lange termijn blijft werken.
Bevalt het van beide kanten goed? Dan kun je taken uitbreiden en de samenwerking steeds verder verdiepen.
Een VA is geen standaardoplossing
Elke ondernemer is anders, en dat geldt ook voor VA’s. Er is dus niet één perfecte VA voor iedereen, maar er is wél een perfecte VA voor jou. Door helder te krijgen wat jij nodig hebt, en op zoek te gaan naar iemand die past bij jouw manier van werken, kun je een waardevolle samenwerking aangaan waar je bedrijf écht van groeit. Vraag je je af waar een VA je allemaal mee zou kunnen ondersteunen? Hier lees je er meer over.
Ben je benieuwd of ik de juiste VA ben voor jouw bedrijf? Neem eens een kijkje door de rest van mijn website om te proeven of er vanuit daar al een klik is. Heb je daar een goed gevoel bij of juist nog enkele vragen? Neem dan zeker contact met me op!
